Kamis, 03 Oktober 2013

Tutorial Microsoft Access

      A .       PENDAHULUAN

MICROSOFT ACCESS adalah program database yang banyak digunakan . Kemudahannya dalam pengolahan berbagai jenis database dan hasil akhir berupa laporan dengan desain yang lebih menarik . Microsoft Access menyediakan berbagai tombol yang dapat digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan lebih cepat

Cara menjalankan Program Mic rosoft Access yakni : Klik start pada programKlik All ProgramKemudian Pilih Microsoft OfficeKlik Microsoft Office Access 2007. Maka akan keluar tampilan sebagai berikut 

Berikut merupakan tampilan utama dari Microsoft Access :
Ø  The Ribbon , area diatas jendela program dimana anda dapat memilih tombol perintah
Ø  Getting Started ,  merupakan tampilan awal pada saat anda membuka jendela program Microsoft Acces 2007
Ø  Command Tab ,  merupakan tombol2 perintah yang ditampilkan dan dikombinasikan sehingga kita dapat menemukan tombol perintah yang dibutuhkan
Komponen2 dari Microsoft Access :
ü  Tittle Bar , berfungsi untuk menampilkan nama jendela nprogram tersebut
ü  Office Button , tombol yang  menampung perintah-perintah menu yang sering digunakan pada access
ü  Quick Access Toolbar , batang yang berisi kumpulan tombol untuk melaksanakan suatu perintah tertentu dalam mengoprasikan Access
ü  Maximize tool , untuk memaksimalkan ukuran jendela program
ü  Minimize , untuk meminimalkan ukuran jendela program
ü  Close Tool , berfungsi untuk menutup jendela program


MENGENAL TAB



MENGENAL DATABASE
Database merupakan sekumpulan data yang terdiri atas 1 atau lebih tabel yang berhubungan antara satu dengan yang lainnya . Tabel terdiri dari beberapa bagian kolom tabel sebaga berikut :
*      Field , merupakan tempat data atau informasi dalam kelompok yang sejenis . Yang dimasukkan pada kolom tabel
*      Record , merupakan kumpulan beberapa Field yang berhubungan dan tersimpan dalam bentuk baris pada tabel . Pada 1 tabel terdiri beberapa record sekaligus .

MEMBUAT TABEL MELAUI DESIGN VIEW
Ini merupakan langkah-langkah  membuat tabel dalam jendela  Design View :
1.       Dari Datasheet View , anda dapat pindah ke tampilan Design View dengan perintah berikut :
Ø  Klik tombol Design View pada Status bar
Ø  Kemudian Klik kanan nama tabel , pilih Design View
Ø  Klik kanan judul jendela tabel , pilih Design view
2.       Akan tampil Kotak Dialog Save As , anda harus memberi nama dan menyimpan tabel terlebih dahulu
3.        Susun dan Bentuklah Struktur tabel

MEMBUAT QUERY
Langkah untuk membuat query adalah sebagai berikut :
1.        Aktif pada jendela database klit tab Create , pada grup Queries dan klik tombol Query Design
2.       Kemudian akan muncul lembar kerja query dan kotak dialog Show Table . Dalam kotak dialog Show Table anda dapat menambahkan beberapa nama tabel atau query untuk membentuk Query baru
3.       Pada Kotak dialog Show Table terdapat 3 tabulasi , yaitu
-          Tables , untuk menampilkan daftar nama tabel
-          Queries, untuk menampilkan daftar nama query
-          Both , untuk menampilkan daftar nama tabel dan query
Untuk menambahkan tabel atau query dengan cara memilih nama tabel atau query tersebut , kemudian klik tombol Add atau klik dua kali pada nama tabel atau query , sehingga akan tampil dalam jendela query . Tekan tombol Close untuk menutup kotak dialog Show Table atau mengakhiri proses tersebut .
Apabila anda ingin menampilkan kembali kotak dialog Show Table m klik tombol Show Table pada group Query Setup , sehingga akan tampil kembali kotak dialog Show Table



1.       Anda dapat membuat hubungan antara dua tabel/query pada MS-Access . Untuk membuat relasi anda dapat melakukan dengan klik salah satu field nama tabel/query yang akan direlasi dan tahan geser ke nama field nama tabel/query pada tabel lain . Field-field tersebut harus mempunyai tipe dan isi data yang sama .






Namun kadang MS-Access akan membuat relasi secara otomatis apabila terdapat nama field dan tipe data yang sama dari tabel atau query. Untuk nama field dari tabel atau query yang terelasi akan ditampilkan sebuah garis penghubung atau garis relasi .
1.       Masukkan nama field yang akan anda bentuk jadi query . Langkah untuk memasukkan nama-nama field anda dapat memilih salah satu berikut :
·         Klik nama field yang akan dipilij dam geser pada bagian kisi QBE
·         Klik 2 kali pada nama field yang akan dipilih
·         Pilih nama field pada daftar kisi QBE
Kisi QBE (Query By Example) merupakan lembar kerja yang digunakan untuk memasukkan field-field atau rumus , pengurutan data dan kriteria dalam query .


1.       Pada bagian kisi QBE anda dapat mengatur ketentuan-ketentuan yang telah disediakan , yaitu  
·         Table untuk menampilkan nama tabel yang digunakan
·         Sort untuk mengurutkan data
·         Criteria untuk memasukkan kriteria data sesuai dengan yang diinginkan
2.       Query yang anda buatbdapat dijalankan hasilnya dengan cara mengklik kanan pada mouse Datasheet View , atau klik tombol Run pada group Result , sehingga hasilnya akan ditampilkan pada jendela Datasheet View

1.       Klik tab File – Save atau klik tombol Save pada bagian Quick Access Toolbar untuk menyimpan query , sehingga akan ditampilkan kotak dialog Save As .



1.       Ketik nama query dan klik tombol OK.

MEMBUAT FORM DENGAN WIZARD
Membuat form dengan menggunakan fasilitas wizard akan lebih mudah karena anda hanya mengikuti langkah-langkah yang disediakan oleh program MS-Access dan dapat menentukan pilihan sendiri . Berikut adalah langkah membuat Form dengan fasilitas Wizard :
1.       Pilih nama tabel atau query yang anda gunakan sebagai sumber data pembuatan form
2.       Pilih tab Create , klik tombol Form Wizard pada group Forms , sehingga akan ditampilkan jendela form wizard .


1.       Pada langkah pertama , anda harus menentukan field-field yang dikehendaki dengan menggunakan tombol berikut :
·         Tombol  “>” untuk memasukkan field dari kolom Available Fields ke dalam kolom Selected Fields satu persatu
·         Tombol “>>” untuk memasukkan field dari kolom Available Fields ke dalam kolom Selected Field secara bersamaan
·         Tombol  “<” untuk mengembalikan field dari kolom Selected Fields ke dalam kolom Available Fields satu persatu
·         Tombol  “<<” untuk mengembalikan field dari kolom Selected Fields ke dalam kolom Available Fields satu persatu
2.       Klik Tombol Next untuk ke langkah berikutnya , yakni untuk menentukan layout form


 1.      
Klik Tombol Next untuk melanjutkan ke langkah berikutnya . Anda diminta untuk mengetikkan nama Form yang Anda buat , kemudian klik Finish


Selain mengganti nama form , kotak Wizard terakhir dapat digunakan untuk memilih beberapa pernyataan untuk menentukan proses berikutnya , antara lain :
·         Open the form to view or enter information , pilihan untuk menampilkan langsung hasil pembentukan Form Wizard
·         Modifity the form’s design , pilihan untuk menampilkan lembar kerja design dari form wizard tersebut sebelum anda dapat melihat hasil dari form tersebut .


MEMBUAT SWITCHBOARD
Langkah2 untuk membuat Switchboard adalah sebagai berikut :
1.       Pilih menu Database Tools kemudia pilih Switchboard Manager . Maka akan muncul tampilan seperti ini


 1.       Setelah muncul tampilan seperti itu , anda dapat membuat switchboards sekunder, pastikan bahwa setiap operator memiliki perintah untuk kembali ke Switchboard Utama.Dengan cara Klik Edit  dan ganti Command dan Form sesuai dengan pilihan . Setelah selesai mengedit pilih close
2.       Untuk melihat hasilnya klik Pada Switchboard pada kiri bawah maka akan ditemui tampilan seperti ini 


1 komentar: